Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 und Art. 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Einstellung beim Bezirk Unterfranken.

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Was ist Zweck der Verarbeitung?

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Im Rahmen des Auswahlverfahrens werden die Bewerberdaten nur von den Personen eingesehen bzw. verarbeitet, die mit dem Bewerbungs- und Einstellungsvorgang befasst sind. Dazu gehören neben der die Bewerbungsunterlagen elektronisch oder materiell entgegennehmenden und erfassenden Personen die Personalsachbearbeiter und auch die Führungskräfte (ggfs. Ausschüsse), die letztlich über die Einstellung mitentscheiden. Bei schwerbehinderten Menschen wird auch die Schwerbehindertenvertretung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften beteiligt ebenso ggfs. der/die Gleichstellungsbeauftragte wenn die Voraussetzungen gegeben sind. Sollte es zu einem Bewerberinterview kommen, werden die Bewerbungs­unterlagen auch allen daran Beteiligten zugänglich gemacht. Darüber hinaus hat auch der jeweils zuständige Personalrat im Rahmen seiner Zustimmungsrechte nach dem Bayerischen Personalvertretungsgesetz einen Anspruch auf Einsicht in die Bewerbungs­unter­lagen. 

Im Rahmen der technischen und organisatorischen Abwicklung des Bewerbungsverfahrens können auch beauftragte Dienstleistungsunternehmen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten, etwa zur Bereitstellung und Pflege des Bewerbermanagementsystems, zur technischen Unterstützung oder als spezialisierte Dienstleister wie z. B. Vernichtungsunternehmen. Diese Dienstleister werden gemäß den Vorgaben der DSGVO sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Sie verarbeiten Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (sogenannte Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Die Offenlegung erfolgt ausschließlich und im Rahmen der Aufgabenerfüllung und/oder gesetzlichen Mitteilungspflichten. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht bzw. nach den Voraussetzungen des fünften Kapitels der DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO findet nicht statt. 

Ergänzend weisen wir darauf hin, dass eingereichte Bewerbungsunterlagen im Bewerbermanagementsystem mittels einer Texterkennungssoftware ausgelesen und die erkannten Inhalte strukturiert gespeichert werden. 
Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden automatisiert in das Bewerbermanagementsystem übernommen. Postalisch eingereichte Bewerbungen werden digitalisiert und im System erfasst. Die Originalunterlagen senden wir Ihnen umgehend wieder zurück. 

Kategorien personenbezogener Daten

Folgende Kategorien von personenbezogenen Daten werden vom Bezirk Unterfranken verarbeitet:

• Persönliche Daten wie Name, Anschrift und Kontaktmöglichkeit
• schulische Ausbildung
• beruflicher Werdegang
• Schwerbehinderung (wenn von Ihnen angegeben)

Herkunft der personenbezogenen Daten

• Daten, die von den Bewerbenden freiwillig i.R.d. Bewerbungsprozesses mitgeteilt werden (z.B. Lebenslauf, Kontaktdaten, Zeugnisse, Schwerbehinderung usw.)
• Ergänzende Daten, die im Rahmen des Auswahlverfahrens gewonnen werden (z.B. interne Bewertungen, Interview-Aufzeichnungen, etc.)
• Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ihre Rechte als „Betroffene“

Nutzungshinweise

Bitte übermitteln Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung nur die Informationen und Unterlagen, die für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind. Angaben zu folgenden Themen sind in der Regel nicht erforderlich:

• Informationen über Krankheiten,
• Informationen über eine eventuelle Schwangerschaft,
• Informationen über ethnische Herkunft,
• politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen,
• Gewerkschaftszugehörigkeit und sexuelle Ausrichtung,
• diffamierende oder entwürdigende Informationen,
• Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen.

Bitte stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Bewerbungsunterlagen frei von Schadsoftware (z. B. Viren) sind. Eingehende E-Mails und Dateianhänge werden automatisiert sicherheitsgeprüft. In Einzelfällen kann es aus technischen Sicherheitsgründen zu einer Blockierung oder Nichtverarbeitung einzelner Dateien kommen.

Bitte bewahren Sie Ihre Bewerbungsunterlagen unabhängig vom Übermittlungsweg für eigene Zwecke auf. 

Wir weisen darauf hin, dass trotz sorgfältiger Betreuung und Wartung unseres Bewerberportals zu vorübergehenden technischen Störungen oder Unterbrechungen kommen kann.